FAX送信の手間を減らしたい

リポーター

業務改善コーチ

「FAXの送信を効率化する方法はありませんか?」とご相談をいただきました。

FAX送信の効率化がしたい、ということだけど、具体的にはどこに困ってるのかな?
帳票を作成する部分?それとも送信作業のこと?

帳票はソフトが自動的に出力してくれるので、困ってないです。そこよりも、送信作業に手間がすごくかかってます。

なるほど、送信作業のことね。

どれくらいFAX送信してるのかな?

1日に100件以上。多い時は150件以上になるらしいです

FAX送信はどこで使ってるのかな?

仕入先への発注書送付が多いみたいです。

今は、どのようにFAX送信してるのかな?

販売管理ソフトから発注書を印刷して、FAX送信しています。

なるほど。一回につき、1分だと仮定すると、1日に1分×100件で200分。

1ヶ月で20日×200分で4000分。
1ヶ月だと、100時間!!
一年だと、1200時間!!

たしかにすごくもったいない時間だね。
もし、その時間を1/5にできたら、1ヶ月で、80時間を浮くことになるね

えー、そんなに。
80時間の余裕ができたら、色んなことができそう!

でも、そんなこと出来るんですか?
kintoneにそんな機能ないですよね?

出来るよ。
もちろん、kintoneの標準機能ではできないけど、クラウドサービスと連携すれば実現できますよ。

えー、教えてください!

任せて!
では、kintoneと〇〇を連携させて、FAX送信の手間を減らすネタを紹介するね。

課題の整理

  • FAX送信の手間を減らしたい
  • 目標は、〇〇

業務改善のポイント

  • まずは、FAX送信、そのものを無くせないか検討しましょう。
  • 例えば、FAX送信の代わりに、メールに変えるとか、WEB EDI を使うとか。

そのような他の手段がダメの時に、このネタを使ってくださいね。

実現方法

  • kintone から 直接FAX送信ができるようにします。
  • kintone の標準機能では、FAX 送信できないので、クラウドサービスと連携します。

具体的には、Twillio Fax を使います。

Twillio Fax とは?

プログラムから電話機能を制御できるサービス「Twillio」のFAXの送受信機能です。
通信先のFAXと、自社のアプリケーション間を連携し、FAXデータをデジタルデータとして扱えるサービスです。

利用イメージ

  1. kintone に入力したデータを使って、発注書を作成し、添付ファイルに挿入します。
  2. 挿入したFAXを送信する際には、一覧画面の「FAX送信ボタン」をおします。

そうすると、複数の宛先に、一気にFAXを送信できます。

導入効果

従来と比べて、

  • 印刷する手間が減った
  • FAX送信機までいかなくても、パソコンから送信可能
  • 一件一件送信せずに、一括で送信できるようになった

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