社長が指示しなくても業務が回るようになった

国内に1拠点(本社:神奈川県)を有する中小建設業様の事例。
社内の各種稟議申請が1ヵ月以上も放置されるケースが多く、申請者を中心に困っている状況でした。
そこへ、kintone を使った稟議申請システム(ワークフロー)を導入し、決裁の期間が1日~3日に短縮されました。

導入前の状況

  • 社内の稟議書、各種申請は、全て社長承認のルールになっていた
  • 総務課は、各部署からFAXで届く申請書をもとに、決裁者に順番に回覧を回す
  • 社長は海外へ外出することが多く、出張先から帰ってくるまで、申請が承認されないケースが多発

導入に際し工夫した点

  • 全て社長承認ではなく、その申請内容や金額をもとに、承認ルートを分割。そもそもの社長承認の数を減らした
  • 交通費などの少額申請については、総務課長が承認し、その後、経理課長に自動的に回るようにした
  • 紙で残す必要がある稟議書を除き、紙への記載を無くし、システム上で完結するものを7割以上にした
  • 社長には申請があると、メール等で通知がとび、その場で決裁できるようなシステムにした

導入後の状況

  • 社長が海外出張中でも、決裁できるので、最短で即日の決裁が実現
  • 社長が会社に戻った時には、重要な案件のみに対応すればよくなった
  • 申請に関するFAXがなくなったので、その分の総務課の作業が激減した