リポーター
業務改善コーチ
「FAXの送信を効率化する方法はありませんか？」
とご相談をいただきました。
FAX送信の効率化がしたい、ということだけど、具体的にはどこに困ってるのかな？
帳票を作成する部分？それとも送信作業のこと？
帳票はソフトが自動的に出力してくれるので、困ってないです。そこよりも、送信作業に手間がすごくかかってます。
なるほど、送信作業のことね。
どれくらいFAX送信してるのかな？
1日に100件以上。多い時は150件以上になるらしいです
FAX送信はどこで使ってるのかな？
仕入先への発注書送付が多いみたいです。
今は、どのようにFAX送信してるのかな？
販売管理ソフトから発注書を印刷して、FAX送信しています。
なるほど。一回につき、1分だと仮定すると、
1日に1分×100件で200分。
1ヶ月で20日×200分で4000分。
1ヶ月だと、100時間！！
一年だと、1200時間！！
たしかにすごくもったいない時間だね。
もし、その時間を1/5にできたら、
1ヶ月で、80時間を浮くことになるね
えー、そんなに。
80時間の余裕ができたら、色んなことができそう！
でも、そんなこと出来るんですか？
kintoneにそんな機能ないですよね？
出来るよ。
もちろん、kintoneの標準機能ではできないけど、
クラウドサービスと連携すれば実現できますよ。
えー、教えてください！
任せて！
では、kintoneとクラウドサービスを連携させて、FAX送信の手間を減らすネタを紹介するね。
課題の整理
- FAX送信の手間を減らしたい
- 帳票作成ではなく、手動での送信作業に手間をとっている
業務改善のポイント
- まずは、FAX送信、そのものを無くせないか検討しましょう。
- 例えば、FAX送信の代わりに、メールに変えるとか、WEB EDI を使うとか。
そのような他の手段がダメの時に、このネタを使ってくださいね。
実現方法
- kintone から 直接FAX送信ができるようにします。
- kintone の標準機能では、FAX 送信できないので、クラウドサービスと連携します。
具体的には、Twillio Fax を使います。
Twillio Fax とは？
プログラムから電話機能を制御できるサービス「Twillio」のFAXの送受信機能です。
通信先のFAXと、自社のアプリケーション間を連携し、FAXデータをデジタルデータとして扱えるサービスです。
利用イメージ
- kintone に入力したデータを使って、発注書を作成し、添付ファイルに挿入します。
- 挿入したFAXを送信する際には、一覧画面の「FAX送信ボタン」をおします。
そうすると、複数の宛先に、一気にFAXを送信できます。
導入効果
従来と比べて、
- 印刷する手間が減った
- FAX送信機までいかなくても、パソコンから送信可能
- 一件一件送信せずに、一括で送信できるようになった
様々なお悩み、募集してます！
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