はじめに
前回は会社情報の調査を自動化する方法をご紹介致しましたが、
今回は添付ファイルをOCRして内容をkintoneレコードに転機する方法をご紹介致します。
紙や画像のまま流入してくる書類は、検索できない・転記作業が大変・ミスが出やすいの三重苦です。
本記事では、kintoneの添付ファイルにアップされたPDF／画像をn8nでOCR→生成AIで整形→レコードへ自動記入する流れを紹介します。
具体的なフローは後述の図とステップをベースに、そのまま再現できる形でまとめました。
全体アーキテクチャ
これで解決できること
- 転記の手間をゼロに：添付→自動で主要項目が埋まる
- ミス削減：AIで表記ゆれ（全角/半角・単位）を整理
- ファイルの検索性：文字列での検索が可能に
使うツールと役割
- kintone：添付ファイルの格納場所と、データのハブ
- n8n：Webhookで起動し、取得・分岐・OCR・AI整形・更新・通知をつなぐ配線係
- 生成AI：OCR結果を要約/抽出/正規化し、kintone更新用のJSONに整形
実装
1) データの受け取りと認証情報の取得
- Webhook：kintoneのレコード追加/更新をトリガーに、POSTでレコード情報を取得。
- GetAccessToken（HTTP Request）：APIトークン管理用アプリからアプリIDをキーにトークンを取得。
※この管理方法は、あくまでもサンプルです。 - extractDomain（Set）：アプリURLからサブドメインを抽出（正規表現）。
2) 添付の取得と分岐
- downloadFile（HTTP Request）：（extractDomainで抽出したドメイン）
/k/v1/file.jsonにfileKeyを渡してバイナリ取得。 - If：コンテンツタイプに
pdfが含まれるかでPDF/画像の分岐。
3) OCR / テキスト抽出
- ExtractFromPDF（PDFのとき）：PDFからテキスト抽出。
- base64encode → ImageOCR（HTTP Request）（画像のとき）：
base64imageをOCR APIに送信し結果をリクエスト。 - BuildJson / BuildJson2（Agent）：
- 入力：PDF抽出テキスト or OCR結果
- 出力：kintoneの更新JSON（対象アプリ/レコードID/フィールドコードに合わせた形式）
- ルール：会社名は正式名称、数量は半角数値…など、バリデーション指示をプロンプトで徹底。
4) 書き戻しと通知
- UpdateRecord（HTTP Request）：（kintoneドメイン）
/k/v1/record.jsonでレコード更新。 - PostingComment（HTTP Request）：（kintoneドメイン）
/k/v1/record/comment.jsonで「OCR完了」をコメント通知（更新者メンション）。
セキュリティと運用の勘所
- トークンはCredentialsで暗号化保管：n8nの環境変数/資格情報を使い、平文埋め込みは避ける。
- ログ：n8nの実行IDをkintoneに書き残し、再実行しやすくする。
品質を上げる小ワザ
- 入力を短く：長文PDFはページ単位でOCR→AIに渡すと精度とコストが安定。
- 正規化：全角/半角・単位・日付の表記ゆれをプロンプトで明示。
- 例外フロー：低信頼（信頼度スコア）や空データ時は「保留」に振り分け、人が確認。
よくある質問（FAQ）
Q. PDFと画像で精度は変わる？
A. PDFはテキスト抽出が効く場合があり高精度になりやすいです。スキャンPDFや画像はOCRを通すため、画質・傾き・余白の影響を受けます。
Q. 生成AIは必須？
A. OCR結果は生テキストのため、フィールドに合わせた整形（正規化・抽出・構造化）にLLMを使うと実運用が楽です。
Q. 個人情報は扱える？
A. 扱う場合は、匿名化やマスキング・外部送信の制限をポリシー化し、機密はAIへ渡さない設計を推奨します。
まとめ
- 添付→OCR→AI整形→レコード更新までをn8nで一筆書きにすると、日々の転記がなくなります。
- APIトークンの一元管理と出典の保持で、保守と監査のコストを下げられます。
- まずは対象アプリを限定し、失敗時の扱いと通知を決めるところから小さくスタートしましょう。
最後に
株式会社アディエムでは、kintone × 生成AIで日々の業務改善に取り組んでいます。
今回ご紹介したようなワークフローの他にも、お客様の業務に合った改善をご提案させて頂きます。
無料相談も行なっておりますので、お気軽にお問い合わせ頂ければ幸いです。