大事なことを教えてくれない！kintoneのメール通知機能
在庫が少ない商品を発注したいんですけど、kintoneの通知機能では伝わらないですよね
たしかにkintoneの通知機能は、メール本文の設定ができないから業務連絡には使えないね。
在庫管理アプリで在庫数を数えて、メールに転記して送るしかないでしょうか・・・。発注する商品数が多いから、転記ミスで発注抜けや発注漏れが起きないか不安です。
そんなリスキーなことをしなくても、「メール送信」プラグインは、kintoneのデータをメールに転記してくれるから、転記ミス無しでメール連絡できるよ
kintoneのメール通知機能は、ある条件を満たしたときにメールで通知してくれるだけなので、kintone上のデータの現況を知らせてくれる訳ではありません。
アラートやリマインドとしては役立ちますが、もっと細かい情報を共有したい場合には、データを一旦CSVに書き出してメールに添付して送る、といった手間が発生します。
せっかくkintoneを使っているなら、関連する業務はkintone上で全て完結させたい！とのご要望にお応えしたのが、「メール送信」プラグイン！
使い方は簡単。テーブル一覧画面上に表示された「メール作成」を押すだけで、kintoneのデータをメールで伝えることができます
「メール対象リスト」が開きますので、ここでメールに記載したい項目をチェックし、メールを送ると事前に設定した宛先に、kintoneのデータが記されたメールが送られます。
メール本文にデータが記載されるので、先方がスマホなどでメールが読める環境にいれば、PCが無くても情報共有できます。
またメール本文のテンプレートには、予約語が使用可能です。たとえば[%商品名%]と[%と%]でフィールドコードを挟んで表記すると、実際のメール本文の該当箇所には、「商品名」フィールドに記されている値が自動的に引用されて記載されます。
いちいちデータを転記しなくていいので、転記ミス防止に繋がりますね。
メールの良さを活かして、情報を見える化しよう
レコード一覧画面から、メールが送れることは分かりました。
あらかじめテンプレートに設定しておけば、フィールドの値を自動的に転記してくれる機能も便利ですよね
業務改善に繋がるんじゃない？
実際にメールを送ってみたんですけど、商品名や発注数がズラズラと書かれてあって見にくいって指摘されちゃいました
メール本文では、文字色や文字サイズを変えたり、表組も使えるので、活用すれば情報をもっと分かりやすく伝えられるよ
メールのテンプレート作成画面では、メール本文にリッチエディターが使えます。使える装飾は、文字色・文字サイズ・フォントの変更、表の挿入、箇条書き、などです。
これらの装飾を駆使して、視覚的に伝わりやすいメールを作成しましょう。
またメールを送る直前も、フィールドの数値などが引用された、実際に先方に送られるメールの文面が加工できます。
この際、メール本文の修正もリッチエディター上で行えるので、ある数字だけ色を変えて強調するなど、あらためて装飾を施すことができます。
フィールドを自動更新して、連絡ミスを防ごう
別の担当者が担当している商品が、発注済なのかどうか分からなくて困ってます
発注メールを送った際に、フィールドを更新するように設定しておくともっと確認しやすくなるよ。メールを送ったら「発注フィールド」が「未発注」から「発注済」に自動的に更新される、みたいにね
じゃあ在庫確認アプリの商品の発注フィールドを見るだけで、発注済なのかどうかそこで確認できますね！
他にもメールテンプレートの「宛先cc」に関係者のメールアドレスを登録しておくという方法もあるよ。これで情報共有は完璧だね
「メール送信」プラグインでは、メール送信時に、特定のフィールドを更新するように設定できます。下図の例で言えば、レコードの「発注ステータス」を見れば、その商品が発注されたかどうか一目瞭然です。
フィールドを更新する以外にも、メールの送信ログを確認したり、あるいはメールテンプレートのccの欄に上司や関連部署のメールを登録しておいて（複数のメールアドレスの登録可能）、社内外問わず複数人で情報共有を行うことも可能です。
二重三重のチェック体制で、情報の抜けや漏れを防ぎましょう。
30日間の無料体験が可能です！
kintoneとメールを連携してくれる「メール送信」プラグインの活用機会は多いです。
常に現場に出ていてkintoneに触れる時間が限られている担当者にメールで現況を伝えたり、kintoneユーザーでは無い関係者に対してメールで情報共有する、といった使い方もできます。
ご興味を持たれた方は、ぜひこちらから詳細な使い方や機能をご確認ください。
「メール送信」プラグインは、30日間の無償利用ができますので、お気軽にお試しください！
