こんにちは、ジムリンです！
製造業の総務に転職して半年、kintoneまわりの業務も任されるようになりました。
最近、案件管理アプリで顧客情報や図面を管理しているのですが、添付ファイルについて困っていて……。
今回は、「図面や動画など大容量のファイルをkintoneで管理したい」という悩みと、その解決方法をご紹介します。
目次
図面や動画ファイルをkintoneで管理したいけど、容量が足りなくなりそう！
ボクの会社では、案件管理アプリに添付ファイルのフィールドを設けて、図面や資料を管理しています。
kintoneの添付ファイルは、1GBなら複数のファイルを保存できる仕組みになっていて、大抵のファイルは添付できちゃうんですよね。
だから、容量を気にせずポンポン添付しがちじゃないですか？
でもボク、あるとき気づいちゃったんです。
いつもどおり、案件管理アプリのレコードを開いて、顧客から送られてきたファイルをドラッグ＆ドロップしようとしたときのことです。
送られてきたファイル容量を見ておどろきました。
・製品紹介動画（高画質、10分程度）：600MB
・CAD図面（複数枚）：20MB
・高画質製品写真：1枚10MB × 30枚 = 300MB
・参考資料（PDF）：30MB
「合計で950MBもあるやん……！多ない！？」
「高画質の動画ファイルっているん！？」
動画ファイルが加わると一気に容量が増えるんですね(ﾟДﾟ;)
1ファイル1GBまでで案件ごとの保存容量自体は問題ありませんが、スペース全体の容量制限も考えなくてはなりません。
ボクの会社で使っているスタンダードコースだと、ユーザー数20名で全体の容量上限は100GBです。
「1案件で950MB……月に10件来たら9.5GBか。これは結構なペースで埋まっていくかも……。」
添付ファイルだけで容量を食うわけにもいかないじゃないですか。
これは早急になにか手立てを考えなくてはなりません(ﾟДﾟ;)
Box連携プラグインを使えば容量を気にせず大容量ファイルを扱える！
ジムリン、また困ってるね。
大容量ファイルの管理で悩んでいるんでしょ？
コーさん！そうなんです。
最近、高画質の動画や写真を保存することもあって、1案件で1GB近くになることもあるんです。
案件ごとにこんなサイズのファイルを保存していくと、kintoneの容量がどんどん埋まっちゃって……。
将来的にはパンクしちゃうんじゃないかって。
それに、添付ファイルだけで容量を食うのもまずいじゃないですか。
たしかに、このまま運用していくと、いずれ容量の圧迫に対処しなければならなくなるね。
Box連携プラグインを使ってみたらどうかな？
Box連携プラグイン？
Boxってなんですか？
Boxは容量無制限のクラウドストレージサービスだよ。
Box連携プラグインは、kintoneと外部ストレージのBoxを連携させるプラグインなんだ。
だから、大容量ファイルも気にせず保存できるよ。
容量無制限！？
うん。Box連携プラグインを使えば、kintoneの画面からBoxを直接操作できるんだ。
kintoneでレコードを作成すると、自動でBoxにフォルダが作られる仕組みになっているよ。
kintoneの詳細画面からファイルを保存すればBoxに連携されるから、kintone上で操作できるうえ容量を消費しないんだよ。
kintoneの容量を気にせずに、大容量ファイルを保存できるんですね！
それ、ボクが求めていたものかも！
図面や製品写真、動画など、どんなファイルでも容量を気にせず保存できるから、製造業では特に便利だと思うよ。
さっそく使ってみたいです！
Box連携プラグインを使ってみた【製造業の場合】
コーさんのレクチャーを受けて、ボクは実際にBox連携プラグインを使ってみることにしました。
ここからは、Box連携プラグインの導入前後でどう変わったのかをご紹介します！
図面、動画、資料……複数ファイルを容量制限なしで保存できるようになった
さっそく、Box連携プラグインを使ってみました。
まず、こちらは案件管理アプリの一覧画面です。
そして、レコードの詳細画面に飛ぶと、以下のようにBoxのフォルダが表示されます。
右上の「＋」ボタンを押し、「Upload」を選択するとこの画面上でファイルをアップロードできます。
また、「New Folder」を選択すると、新しいフォルダの作成も可能です。
試しに「新しいフォルダ」を作成してみました！
この画面上では、フォルダやファイルの削除や名前変更できるんですね。
Shareをクリックすれば、共有リンクが発行されるもポイントです。
これは便利！まず操作がとても簡単です。
これなら1GB近いファイルでも、kintoneの容量を気にせず保存できますね！
Boxは容量無制限だから、図面、動画、資料、写真……何ファイルでも、何MBでも保存できるよ。
しかも、kintoneの画面から直接アクセスできるから、使い勝手もいいよね。
案件ごとに1GB近いファイルがあっても、もうkintoneの容量を気にしなくていいので安心です！
あらゆる業種で活躍！Box連携プラグインのユースケース
設定を終えて、ボクはふと思いました。
これって、製造業だけじゃなくてほかの業種でも応用できますよね？
もちろん！いくつかユースケースを紹介するね。
建設業：現場写真や施工図面を案件ごとに管理
現場管理アプリ × 施工図面・現場写真
- 施工図面（大容量）を容量無制限で保存
- 現場写真を何百枚でも保存可能
- 動画による施工記録も保存できる
建設業では、現場写真が何百枚にもなることがあるよね。
Boxなら容量を気にせず保存できるから、記録管理が楽になるよ
不動産業：物件資料や動画を一元管理
物件管理アプリ × 間取り図・動画
- 間取り図や契約書（PDF）を容量無制限で保存
- 物件紹介動画も保存可能
- 複数の資料をまとめて管理
物件紹介動画のような大容量ファイルも、Boxなら問題なく保存できるよ！
広告・制作業：クリエイティブデータを案件ごとに保存
案件管理アプリ × デザインデータ・動画
- デザインデータ（AI、PSD）を容量無制限で保存
- 動画素材や完成動画も保存可能
- 案件ごとにデータを整理
デザインデータや動画素材なども容量を気にせず保存できるね。
医療・介護：患者資料や研修動画を安全に管理
患者管理アプリ × 診療記録・研修動画
- 診療記録（画像・PDF）を容量無制限で保存
- 研修動画も保存可能
- セキュリティも安心
レントゲン画像などの医療画像といった大容量データもkintone上で管理できるようになるよ！
業種問わず便利に使えますね！
ID数無制限！初期費用+年額制のBox連携プラグインで大容量ファイル管理を実装
コーさんのおかげで、ボクの悩みは解決しました。
大容量ファイルを容量制限を気にせず保存できるようになったんです。
ここで、Box連携プラグインのポイントをまとめておきますね。
Box連携プラグインのポイント
・kintoneの添付ファイルはスペース容量制限があり、動画などの大容量ファイルを案件ごとに保存していくとすぐに容量不足になる
・Box連携プラグインなら、Boxの容量無制限を活用できるので、kintoneの容量を消費せずファイルを保存できる
・図面、動画、資料、写真など、案件ごとに1GB近いファイルがあっても問題なし
・kintoneの画面からBoxを直接操作できる
・レコード作成時にBoxフォルダが自動作成される
・製造業、建設業、不動産業、制作業、医療業など幅広い業種で活用可能
コーさん、このプラグインの料金はどうなっているんですか？
Box連携プラグインは、初期費用20万円+年額12万円/ドメインだよ。
年額制なんですね。
ユーザーが増えたら料金も上がるんですか？
ID数による金額の変動はないから、何人で使っても年額12万円は変わらないよ！
え！それは魅力的ですね。
だから、組織が大きくなってユーザー数が増えても、追加料金はかからないんだ。
予算も立てやすいよね
それはありがたいです！
しかも、バージョンアップも無料だから、kintoneやBoxの仕様変更にも継続対応してもらえるよ。
購入後のサポートもあるんですか？
もちろん。困ったことがあれば相談できるから、安心して使えるよ！
まとめ：Box連携プラグインで大容量ファイルの悩みを解決しよう
kintoneの添付ファイルで図面、動画、写真を管理しているけど、案件ごとに1GB近いファイルがあって、すぐに容量が足りなくなる……。
容量追加はコストがかかるし、どうしよう……。
そんな悩みを抱えている人は、ぜひBox連携プラグインを試してみてください。
ボクみたいに、容量制限の悩みがゼロになりますよ！
添付ファイルではなくBoxに保存することで、kintoneの容量を消費せず、図面、動画、資料、写真など、案件ごとに1GB近いファイルがあっても気にせず保存できます。
しかも、ID数無制限だから、人数が増えても追加料金はかかりません。
まずは体験版で、実際の業務でどれだけ便利になるか試してみてください。