📩 読者からの質問
ジムリンさん、はじめまして。
製造業で総務を担当している者です。
kintoneを使い始めて数ヶ月経ちますが、まだまだ勉強中です。
最近、各部署から備品の購入申請が増えてきて対応に追われています。現在は申請書を印刷して手書きで提出してもらっているのですが、申請内容の確認や承認フローが煩雑で困っています。
申請する側も毎回備品名や単価を書くのが大変そうなので、よく使う備品を備品マスタに登録しておいて、そこから選択するだけで申請できるようにしたいと考えています。
やりたいことをまとめると、こんな感じです。
- よく申請される備品を備品マスタに登録
- 備品マスタから選択すると申請フォームに情報が自動入力される仕組み
- マスタに未登録の備品にも対応したい
- 金額に応じて承認者を変えたい（1万円未満は課長、それ以上は部長承認など）
今困っているのは、備品マスタから申請アプリを立ち上げる具体的な方法がわからないことです。
どのような手順で作れば良いでしょうか？
ボクがやるとしたら、まずある程度データを入れた備品マスタを作って、備品購入申請アプリを作ります。
そして、アプリアクションを使って備品マスタから備品購入申請アプリを立ち上げられるようにします。
ジムリン、ちょっと待って！
アプリを作る前に「想定される使い方」を整理しよう！
ジムリンが考えたアプリ、実際に使ってみたらどうなると思う？
え！備品マスタを眺めながら、欲しいものをクリックして購入申請ができると思います……
欲しい備品が複数あったらどうするの？
むむ……。
それは、マスタから1つずつ探して、申請してもらう形かな？
本当にそれで現場の負担は軽くなるの？
「紙のほうが楽でいいや！」ってならない？
う……、たしかに……。
紙に書いたほうが早いかも(ﾟДﾟ;)
ね。
kintoneでありがちなのが、アプリにフォーカスした結果、使い始めてから「もっとこんな機能が必要だな」と気づくこと。
そうならないように、まずは要件を整理したいよね。
だから、まずはユースケース図を描いてみよう！
ユースケース図で「想定外」を減らせる！
コーさん、ユースケース図ってなんですか？
ユースケース図は、ユーザーの目線から「このシステムで何ができるのか」を明確にする図だよ。
アプリの機能を考える前にこの図を描くことで、現場運用での「想定外」を減らせるんだ。
ユースケース図を描くことで、こんなメリットがあるよ。
【ユースケース図を描くメリット】
・ユーザー視点でシステムを設計できる
・必要な機能が見えてくる
・複数のパターンや分岐が明確になる
なるほど！さっそく描いてみます！
ユースケース図の描き方｜押さえておきたい4つのポイント
描いてみました！
こんな感じでどうですか？
そうだね！
各要素には優先度があるよ。
以下はなるべくマストで書き出してみて！
・誰が（Who）
・いつ（When）
・何を（What）
・なぜ（Why）
本当ですね！
いきなりアプリを作り始めていたら、あとで「このフローも必要だった！」とやり直しになっていたかもしれません。