製造業の原価計算を自動化。kintone×freee連携で労務費の集計から振替伝票登録まで実行できるワークフローを紹介

連携アプリを入れれば自動で回ると思ったのに、日報から仕訳への計算は残った

製造業の原価計算では、現場の日報をExcelで集計し、そこに時給を掛け、工程別に労務費を配賦して、最後に仕訳へ落とします。
この一連の作業が手作業のまま残ると、月末の締めにまとまった時間を取られてしまうのです。

日報はkintoneに入力し、会計はfreeeを使い、freee for kintoneのような連携アプリも導入しています。
それなのに、この労務費の集計だけがなぜか手作業で残ります。

「連携アプリを入れれば、日報から労務費の仕訳まで自動でつながるはず」。
そう考えて導入した現場もあるでしょう。
ところが実際に運用してみると、日報の作業時間を金額にして工程へ割り振り、仕訳の形にする計算だけが手元に取り残されるのです。

期待していた「全自動」と、目の前に残った手作業。
この差がどこで生まれるのかが、今回の記事の出発点になります。

連携アプリの先にn8nを足すと、労務費の集計から振替伝票登録まで一続きになる

先に結論をお伝えします。
連携アプリが止まってしまう場所の先に自動化ツールのn8nを一段足すと、日報の集計から時給計算、工程別の配賦、そしてfreeeの振替伝票の登録までが、一続きの流れとして自動でつながるのです。

その結果、月末にまとまった時間を取られていた労務費の集計は、日報が締まったその日のうちに仕訳ができあがっている状態へ変わります。
ただし、これは「どこで連携が止まるのか」を先に知っていればの話です。

止まる場所を知らないまま同じ構成を組もうとすると、連携アプリの範囲で手が止まり、結局Excelの手作業に戻ってしまいます。
自動化すべきなのは「データの受け渡し」ではなく、日報の生データを仕訳に変える「計算」のほうだからです。
この見極めが、すべての起点になります。

会計連携が扱うのは整った取引データで、原価計算に必要な配賦はその手前にある

なぜ、この計算だけが手作業で残り続けるのでしょうか。
理由は、会計連携がやり取りの対象としているデータの種類にあります。

freee for kintoneのような連携アプリが自動でつなぐのは、見積や請求書、取引先、入金といった、すでに整った取引データです。
工程別の原価を正しく出すために必要な処理は、その一歩手前にあります。

日報にある「どの工程に、何時間かかったか」という実績を、時給で金額に直し、工程別に配賦して、初めて仕訳の形になるからです。
この「作業時間を労務費に変えて配賦する」計算は、整った取引データをやり取りする連携アプリの役割には含まれていません。

製造業の原価計算で会計連携が扱う取引データと、その手前に残る労務費の配賦計算の範囲を示す図

そのため、月末の景色はこうなります。
工程別の原価を出すには労務費の配賦が欠かせないのに、その配賦の計算だけが自動化から取り残され、少人数の経理や原価計算の担当者が月末にまとめて手作業で担うことになるのです。

人数が限られているぶん、やり方がその担当者の頭のなかに閉じてしまい、担当が変わると同じ精度で回せなくなります。
属人化が起こりやすいのは、この構造が背景にあるためです。

月末はこの集計と転記に時間を割いており、そこが自動化できれば、その時間を原価データの工程改善や見積精度の向上に振り向けられる可能性もあります。

なお、この仕組みづくりに必要なのは特別な開発体制ではありません。
kintoneでアプリ作成や連携設定を自力で行っている担当者であれば、その延長で組み立てられる範囲に収まります。

ただし、実際に手を動かす人員や時間を割けるかどうかは、会社ごとの体制の問題として別に残ります。
この点については記事の最後であらためて触れましょう。

期待した「全自動」との差は、時給計算と工程別配賦の手作業に集中していた

「全自動」を期待して連携アプリを導入したのに、手作業が残りました。
その差は、時給計算と工程別配賦という2つの計算に集中しています。
どこでその差に気づくのかを、実際につまずきやすい順に3つ見ていきましょう。

連携で運べるのは請求や入金の取引データだけで、作業時間×工程はその対象外だった

最初のつまずきは、連携アプリに何を任せられるかの見立て違いです。
連携アプリを入れれば労務費の仕訳まで面倒を見てくれるはず、という前提で運用を始めると、思わぬところで手が止まります。

きっかけは、連携の同期対象を設定する画面をのぞいたときでした。
そこに並ぶのは請求書や入金といった項目ばかりで、日報の作業時間を労務費に変える計算はどこにも見当たりません。

つまり連携アプリが引き受けてくれるのは、整ったデータをやり取りするところまでなのです。
日報の実績を仕訳に変える計算は、その外側に取り残されます。
この線引きに気づくところが、最初の分かれ道になります。

手作業を埋めたExcelマクロは、配賦基準が変わるたびに崩れて属人化した

計算が残ると分かった現場が次に取る手が、Excelマクロによる自動化です。
時給を掛けて工程別に配賦する処理をマクロで組めば、しばらくは回ります。

問題は、そのマクロが変化に弱いことです。
工程が増えることもあれば、時給の改定や配賦基準の見直しが入ることもあります。
こうした変更のたびに数式やマクロが崩れ、そのつど手直しが必要になるのです。

さらにやっかいなのは、組んだ本人だけが直せる状態になることでしょう。
その担当者が異動や休暇で不在になると、月末の締めが止まってしまいます。
手作業を埋めるために組んだ仕組みが、かえって新しい属人化を生んでしまうのです。

日報の記入漏れで、集計に着手できるのが締め間際にずれ込んだ

3つ目は、計算の仕組み以前の問題です。
集計のもとになる日報そのものに、記入の遅れや抜けがあります。

現場の日報は、日々の作業のなかで記入があとまわしになりがちです。
月末に集計を始めようとすると、まず入力の抜けを見つけて差し戻し、現場に催促するところから始まってしまいます。

この差し戻しと催促に時間を取られ、肝心の集計や仕訳に着手できるのが締め間際にずれ込みます。
計算を自動化しても、動き出せるのは入力がそろってからです。
この3つが重なると、月末の集計はなかなか終わりません。

期待を実現する鍵は、変換処理をn8nに寄せてマスタで可変にすることだった

つまずく場所が3つに整理できれば、打ち手も見えてきます。
期待していた「全自動」を実際に成立させる設計を、実行する順に見ていきましょう。
共通する考え方は、連携アプリに任せていた「データの受け渡し」ではなく、その手前の「生データを仕訳に変える計算」をn8nへ引き取ることにあります。

可変値（時給・配賦基準）はマスタに置き、ワークフロー本体から切り離す

最初に決めるのは、変わりやすい値をどこに持つかです。
時給や工程別の配賦基準は、改定や見直しで頻繁に変わります。

これらをワークフローのなかに直接書き込むと、変更のたびにワークフローそのものを触ることになり、Excelマクロと同じ属人化の道をたどりかねません。
そこで、時給や配賦基準はkintoneのマスタアプリとして外に持たせ、ワークフロー本体から切り離します。

変更が必要なときは、担当者がマスタの値を書き換えるだけで済みます。
ワークフローの中身を理解していなくても運用でき、先ほどの「本人だけが直せる」という属人化を根本から避けられるのです。

実際に組むときは、まずkintone側に、日報を入力する「作業日報」アプリと、時給・配賦基準を持たせる「時給マスタ」「配賦マスタ」アプリを用意します。
下の画面が、その3つのアプリの構成です。時給や配賦基準がワークフローの外（マスタ）に切り出してあることが見てとれます。

日報取得から金額化・工程別配賦・振替伝票登録までを1本のワークフローにする

計算の本体は、n8nで1本のワークフローにまとめます。
流れは次のとおりです。

  • kintoneの日報から「作業時間×工程」の実績を取得する
  • マスタの時給を掛けて、作業時間を金額に直す
  • 工程別の配賦基準に沿って、金額を各工程へ割り振る
  • 割り振った金額を、借方と貸方のそろった振替伝票の形に整える
  • 整えた振替伝票をfreeeへ登録する

この一連を1本にまとめると、連携アプリでは埋まらなかった「実績から仕訳への変換」が、人の手を介さずに流れます。
連携アプリが担っていた取引データのやり取りは、原価計算から見れば最後の一区間にすぎないことがよく分かるでしょう。

kintone日報の取得から時給計算・工程別配賦・振替伝票登録までをn8nで自動化する5ステップのワークフロー図

コンセプトを示したのが上の図です。これをn8nで実際に組むと、次の画面のように、トリガーからkintoneの取得、金額化と配賦の計算、振替伝票の組み立てまでが1本につながります。

この流れの心臓部が、時給での金額化と工程別の配賦をおこなう処理です。
下の画面のとおり、時給や配賦基準を処理のなかに直接書かず、先ほどのマスタから読み込んでいます。だからマスタの値を変えるだけで計算結果が変わり、ワークフロー本体には手を入れずに済みます。

日報の締めを確認してから走らせ、未入力は担当者へ自動で知らせる

計算がどれだけ自動で流れても、もとになる日報がそろっていなければ正しい原価は出ません。
そこで、集計を走らせる前に日報の締め状態を確認する仕組みをワークフローに組み込みます。

対象期間の日報に未入力や抜けがあれば、集計を止めて、該当する担当者へ自動で知らせます。
担当者が入力を済ませてからあらためて集計を流せば、差し戻しと催促に追われていた締め間際の作業がなくなるのです。

計算の自動化と、入力をそろえる仕組みはセットで用意します。
ここまでそろえて、月末の集計は初めて安定して回るようになります。

この締めの確認は、集計の前に一度立ち止まる分岐としてワークフローに組み込みます。未入力があれば計算へは進まず、担当者への通知だけを出して止まります。

【実装担当向け】振替伝票の仕訳行は、配賦済み金額を工程別の明細としてまとめる

実装を担当する方に向けた補足です。
読み飛ばしても記事全体の理解には差し支えありません。

freeeへ登録するのは振替伝票です。
振替伝票の作成はfreee会計のAPIで用意されており、n8nからは工程別に配賦した金額を、借方と貸方のそろった仕訳行の明細として組み立ててわたします。
工程を単位に明細を分けておくと、あとから工程別の原価を突き合わせるときに追いやすくなるでしょう。

実際に組み上がった振替伝票は、工程別の借方（仕掛品）と、それを打ち消す貸方（賃金給料）がそろい、借方と貸方の合計が一致する形となります。
日報が締まれば、この仕訳がその場でできあがっているという状態です。

freeeとの接続に必要な認証（OAuth2）や、kintoneとn8nをつなぐ基本的な設定については、freee for kintoneの勘定科目の入力を自動化した記事で扱っています。

認証まわりの手順はそちらに譲り、本記事では労務費の配賦という計算の中身に絞りました。
振替伝票のAPI仕様は改定されることがあるため、実装時はfreee会計のAPIドキュメントで最新の仕様をたしかめてください。

「連携すれば全自動」の思い込みが、有限の詰まりどころに置き換わる

ここまで見てきた設計を組むと、月末の景色が変わります。
日報が締まった時点で労務費の仕訳ができあがっている状態になり、経理は月末に集計から始める必要がなくなるのです。

月末の労務費集計が手作業だったBeforeと、日報が締まれば仕訳が完成するAfterを対比した図

「連携すれば全自動になるはず」という漠然とした期待が、対処できる3つの詰まりどころへと置き換わるわけです。
詰まる場所は、もう分かっています。

連携アプリでは埋まらない「実績から仕訳への変換」がどこにあるか、変わりやすい時給や配賦基準をどうマスタに逃がすか、日報の締めをどう確認するか。
この3つを先に押さえれば、自社の手で組み立てられる範囲に入ってきます。

その先では、月末に取られていた時間を、原価データの分析や工程の改善へ振り向けやすくなるでしょう。

一方で、技術的に組めることと、社内でその作業に人員や時間を割けることは別の問題です。
n8nには無料で使えるセルフホスト版と、月額数千円台から使えるクラウド版があり、小さなワークフローなら低コストで試せます。

とはいえ、ツールの利用料そのものは小さく収まっても、構築や運用にかかる工数は、工程の切り方や配賦基準の複雑さによって変わります。
この2つを混同せず、どちらの話をしているのかを分けて検討してみてください。

連携が止まる場所を見極め、日報から仕訳への計算を引き取る

労務費の集計が自動化しきれなかったのは、連携アプリが担うのが取引データのやり取りまでで、日報の実績を仕訳に変える計算がその手前に取り残されていたからでした。

打ち手は、連携が止まる場所を見極め、その手前の計算をn8nへ引き取ることです。
時給や配賦基準はマスタに逃がして変更に強くし、日報の締めを確認してから集計を走らせます。

こうして「集計から時給計算、工程別配賦、振替伝票の登録まで」を一続きにすれば、月末に取られていた時間を取り戻し、担当が変わっても回る仕組みに変えられます。

同じくfreeeとの連携でつまずきやすい請求まわりについては、kintoneのステータス変更でfreeeの請求書を自動発行する記事でも取り上げました。

自社ではどこで連携が止まるか、無料相談で確かめる

連携がどこで止まるかは、工程の切り方や配賦の基準によって会社ごとに変わります。
使っている連携アプリや日報の入力の実態によっても、つまずく場所は少しずつ違ってくるものです。

「自社の原価計算のどこにこの仕組みを組み込めるか」「どこで連携が止まっているのか」を具体的にたしかめたい場合は、ものづくりAI自動化ファクトリーの無料相談をご利用ください。
現状の運用をうかがったうえで、自動化できる範囲と、体制として検討すべき点を切り分けてご案内します。

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