こんにちは、ジムリンです！
製造業の総務に転職して半年、kintoneまわりの業務も任されるようになりました。
案件管理アプリを運用し始めて、Boxでファイル管理もしているんですが、ある問題に直面していて……。
今回は、「kintoneとBoxを別々に管理する手間」という悩みと、その解決方法をご紹介します。
目次
kintoneとBoxを別々に管理していると、ファイルを追加・更新するたびに二重作業が発生！
ボクの会社では、kintoneで案件管理をして、Boxでファイル管理をしています。
最近、営業のメンバーから困りごとの相談を受けました。
関連ファイルを探すのに、Boxを探し回らないといけない
ある日、営業の佐藤さんがボクのデスクにやってきました。
「ジムリンさん、ちょっと相談があるんだけど……」
どうしました？
佐藤さん「案件管理アプリで顧客情報を見てるときにさ、関連するファイルを確認したくなることってあるじゃん？」
ありますね。見積書とか契約書とか。
佐藤さん「そうそう。でも、ファイルはBoxに保存してるから、いちいちBoxを開いて探さないといけないんだよね。」
たしかに、kintoneとBoxは別々のシステムですもんね。
佐藤さん「それでさ、案件名で検索して、フォルダを探して……ってやるんだけど、『あれ、このファイルどこだっけ？』ってなることが多くて。
案件ごとにフォルダ作ってるつもりなんだけど、命名ルールが人によってバラバラだからさ……。
ルールを決めろっていわれると思うけど、なんとかならないかなあ？」
なるほど、探すのに時間がかかるんですね。
佐藤さん「そう！レコードを見たら、すぐに関連ファイルにアクセスできたら便利なのになーって思ってさ。」
レコードを見たらすぐに関連ファイルかー。
ファイルを追加・更新するたびに、両方とも作業しないといけない
佐藤さんからはもう一つ相談がありました。
佐藤さん「あとさ、ファイルを追加するたびに、kintoneにもBoxにも入れなきゃいけないのが手間なんだよね。」
二重で管理してるってことですか？
佐藤さん「そうそう。kintoneにはファイルのリンクを貼って、Boxには元データを入れてるんだ。
見積書を修正版に差し替えたときは、両方とも更新しなきゃいけないわけ。」
なるほど……。
佐藤さん「それでさ！実はこの前やらかしちゃって。
Boxには新しい図面を入れたのに、kintoneには入れ忘れちゃってさ。
どっちが最新かわからなくなっちゃったんだよね。」
たしかに、運用していくなかで常に二重管理が発生するのは手間ですよね。
なんとかならへんかな……これ。
Box連携プラグインなら、kintoneでファイル管理すればBoxにも自動反映！
やあ、ジムリン。
今日も困ってるみたいだね
ジョーさん！
実は営業の佐藤さんから相談されてて……。
kintoneとBoxを別々に管理するのが面倒だって。
ファイルを追加・更新するたびに両方で作業しなきゃいけなくて、どっちかに入れ忘れると情報がズレちゃうんです。
kintoneからファイルを管理できればいいと思うんですけど、何かいい方法ないですか？
それなら、Box連携プラグインはどう？
Box連携プラグイン？
Box連携プラグインを使えば、kintoneのレコードに紐づいてBoxにフォルダが自動作成されるんだ。
レコードを開けば関連ファイルにすぐアクセスできるから、Boxを探し回る必要がなくなるよ。
それって、まさに佐藤さんの悩みを解決できる機能じゃないですか！
そうそう。
kintoneの画面でBoxを直接操作できるから、二重管理の手間が完全になくなるよ。
別タブでBoxを開かなくてもいいってことだね。
どんな感じになるのか、さっそく見てみたいです！
レコードを開けばBoxのファイルにすぐアクセス！フォルダ自動作成で探す手間ゼロ
コーさんのレクチャーを受けて、ボクは実際にBox連携プラグインを使ってみることにしました。
さて、ここからは営業担当の佐藤さんにも見てもらいながら試してみましょう！
さっそく、Box連携プラグインを設定してみました。すると、レコードの作成とともに、Boxにフォルダが自動で作成されるようになりました。
佐藤さん「え！レコードを作るだけでフォルダができるの？」
はい！しかもフォルダ名は設定さえしておけば、レコードの情報から自動で付けられます！
佐藤さん「これなら『このファイルどこだっけ？』って探し回らなくていいね！」
さらに、詳細画面にはこんなふうにBoxの画面が表示されます。
佐藤さん「おお！kintoneからBoxのフォルダが見られる！」
はい！レコードを開けば、すぐに関連ファイルにアクセスできるってことですね。
左上の「+」ボタンをクリックしてUploadを選択すれば、kintoneから直接Boxにファイルを保存できますよ。
佐藤さん「めっちゃいいじゃん！kintoneで案件を登録したあと、別タブでBoxを開かなくてもいいってことだね？」
そうです！二重管理の手間もなくなりますよ。
ちなみに、ファイルをダブルクリックすると、ファイルの中身も見れるんです。
試しに「設計図1」のファイルを開いてみましょう。
佐藤さん「わー！これならkintone上で案件の内容がすぐわかるね。
まさにこういう機能が欲しかったんだよ！」
佐藤さんの悩み、このプラグインで解決できそうですよね！
佐藤さん「うんうん！まさにこういうことをやりたかったんだよ！これは助かるな～。
kintoneを開けばこれまでやっていたことが全部できちゃうってことだもんね。」
あらゆる業種で活躍！Box連携プラグインのユースケース
佐藤さんが大喜びしてくれて、ボクも大満足です！
ただ、ちょっと思ったんですが……。
これって、製造業だけじゃなくてほかの業種でも応用できますよね？
もちろん！
いくつかユースケースを紹介するね。
建設業：現場ごとのファイル管理を効率化
現場管理アプリに施工図面や写真を紐づけ
・レコード作成で現場フォルダが自動作成
・図面のプレビューをkintoneで確認
・わざわざBoxを開かなくてもファイルを確認できる
現場が増えても、kintoneの画面でBoxを操作できるから管理がラクだよね。
不動産業：物件ごとのファイルを一元管理
物件管理アプリに間取り図、写真を紐づけ
・レコード作成で物件フォルダが自動作成
・間取り図のプレビューをkintoneで確認
・物件情報とファイルを同じ画面で確認
物件が増えても、二重管理の手間がないから効率的だね！
広告・制作業：案件ごとのファイル管理をスムーズに
案件管理アプリにデザインデータを紐づけ
・レコード作成で案件フォルダが自動作成
・デザイン案のプレビューをkintoneで確認
・kintoneの画面から直接Boxにファイルをアップロード
制作案件が増えても、kintoneの画面でBoxを操作できるから便利だよね。
医療・介護：患者ごとのファイルを確実に管理
患者管理アプリに診療記録を紐づけ
・レコード作成で患者フォルダが自動作成
・診療記録をkintoneで確認
・患者情報とファイルを同じ画面で管理
患者数が増えても、kintoneの画面でBoxを操作できるから安心だね！
どの業種で使っても便利ですね！
何人で使っても料金が変わらない！Box連携プラグインを選ぶ理由
ここまで見てきてわかったBox連携プラグインのポイントをおさらいしておきますね。
Box連携プラグインのポイント
・レコード作成と同時にBoxにフォルダが自動作成される
・kintoneの画面にBoxのフォルダが表示され、すぐにアクセスできる
・kintoneの画面から直接Boxにファイルをアップロード・管理できる
・二重管理の手間がなくなり、常に同じ場所でファイル管理できる
・どちらかに入れ忘れる心配がなく、情報がズレない
・製造業だけではなく、建設・不動産・制作・医療など幅広い業種で活用可能
一番大事なことを聞き忘れていました！
ジョーさん、Box連携プラグインの料金体系って、どうなってるんですか？
初期費用20万円と、年額12万円/ドメインだよ。
年額制ってことですか？
あの、将来的にユーザーが増えたら、その分料金も上がっちゃうんでしょうか？
いや、大丈夫！
ID数で料金が変わらないから、何人で使っても年額12万円のままだよ。
え！それはうれしいです。実は、他社さんのプラグインも見てみたんですけど、料金がネックで……。
多くはユーザー数に応じて料金が変動する仕組みなんですよね。
アディエムのBox連携プラグインはID数無制限で定額制だなんて、魅力を感じます。
バージョンアップも無料で提供されるから、kintoneやBoxの仕様が変わっても対応してもらえるよ！
それは助かります。サポートもあるんですよね？
もちろん。わからないことがあれば相談できるから安心だよ。
まずは無料体験版で試してみるといいよ。
よかった～！
さっそく上司に相談してみます。
Box連携プラグインを使ってkintoneとBoxの二重管理から解放されよう！
kintoneとBoxを別々に管理していて、ファイルを追加・更新するたびに両方で作業しないといけない……。
そんな悩みを抱えている人は、ぜひBox連携プラグインを試してみてください。
佐藤さんみたいに、二重管理の手間がゼロになりますよ！
kintoneの画面でBoxを直接操作できるから、わざわざBoxを開く必要がありません。
レコードに紐づいてフォルダが自動作成されるので、ファイルを探し回る手間がなくなります。
業務効率が一気に向上されますね！
まずは体験版で、実際の業務でどれだけ便利になるか試してみてください。
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