kintone上で共有リンクを発行！添付ファイルの社外共有を簡単にするプラグインとは

こんにちは、ジムリンです！

製造業の総務に転職して半年が経ちました。

最近はkintoneまわりの業務も任されるようになり、毎日奮闘しています。

うちの会社では、案件管理アプリで顧客とのやり取りを管理しているんですが、ファイルをもっと簡単に共有できたらいいなと思っています。

今回は「顧客へのファイル共有」に関する悩みと、その解決方法をご紹介します！

kintoneの添付ファイルは社外共有に使えない……

ボクは今、kintoneの案件管理アプリで顧客とのやり取りを管理しています。

見積書や図面などの各種データは、添付ファイルフィールドに保存して、みんなが見られるような状態です。

添付ファイルは社内での共有には便利だけど……

kintoneの添付ファイルは、社内のメンバーとの共有には便利なんですよね。

レコードを開けばすぐにファイルを確認できるじゃないですか。

ところが、社外の顧客には共有できません。

ですから、顧客にファイルを送るときは、メールに添付して送っています。

せっかくkintoneで案件を管理しているのに、ファイルの共有だけにメールを使うのはちょっともったいない気がします(;’∀’)

継続的にやり取りする相手とも、毎回メールでやり取り

この運用だと、得意先とはファイルのやり取りが頻繁になります。

毎週のように図面を送ることもあるので、そのたびにメールで送信しなければなりません。

ボクなんかはうっかり添付を忘れて空で送信しちゃうなんてことも……(;’∀’)（上司には内緒でお願いします！）

kintoneで案件を一元管理しているのに、ファイルの共有だけ別の方法を使っているのも気になります。

もっと便利な方法はないでしょうか？

Box連携プラグインなら、kintone上で共有リンクを発行できる！

やあ、ジムリン。

ファイル共有で困ってるみたいだね

 

ジョーさん！そうなんです。

kintoneの添付ファイルを顧客に共有したくて。

kintoneからメールを送れるプラグインを入れようかなって思ってるんですけど……。

 

なるほど。

それもひとつの方法だけど、Boxを使ってみるのはどうかな

 

Box？

 

Boxは無料で使えるクラウドストレージサービスだよ。

Boxにファイルを保存しておけば、共有リンクを発行して相手に送ればOK。

リンクを開けばファイル共有完了だよ。

 

へえ、便利そうですね！

でも、Boxを使うとkintoneと別々に管理することになりませんか？

それだと違う手間が生まれるんじゃ……？

 

そこでBox連携プラグインの出番だよ！

このプラグインを使えば、kintone上でBoxへファイルを出し入れしたり、中身を見たりできるんだ。

しかも、kintoneの画面上でBoxの共有リンクを発行できるから、わざわざBoxの画面を開かなくても大丈夫だよ。

 

ほう！

これまでは、メールで共有するうえで、まずPCに保存しているファイルを探す手間がありました。

見つからなければ添付ファイルをダウンロードすることも。

Box連携プラグインならその手間も解消されるんでしょうか？

 

そうだね！Box連携プラグインは、kintoneのレコードに紐づいてBoxにフォルダが自動作成されるんだ。

各案件ごとにファイルが整理されるし、レコードを開けば案件ごとのフォルダが表示されるから、探す手間なんて皆無だよ。

 

おお！魅力を感じてきました。

でも、結局は共有リンクを相手にメールで送らないといけないですよね？

 

継続的にやり取りする相手なら、コラボレータ機能を使ってみて！

 

 

コラボレータ機能？

 

相手のBoxアカウントを招待しておけば、毎回リンクを送らなくても、相手が自分のBoxからアクセスできるんだ。

ファイルを置いたら相手が見られるようになるから、いちいちメールしなくても大丈夫だよ。

アカウントは無料で作れるから安心してね。

 

なかなかよさそうですね！

使用感を試してみたいです。

Box連携プラグインを使ってみた【製造業の場合】

ジョーさんのアドバイスを受けて、ボクは実際にBox連携プラグインを使ってみることにしました。

kintone上でBoxの共有リンクを発行できる

まずは共有リンク機能を試してみました。

レコード詳細画面では、こんなふうにBoxのファイルが表示されます。

Box Integration Plugin - Shared Link

右上の「共有リンクを有効化する」のチェックを入れておくと、共有リンクの作成が可能になります。

Box Integration Plugin - Shared Link2

共有したいフォルダやファイルの「Share」ボタンをクリックすると、以下のように表示されるので、

Box Integration Plugin - Shared Link3

「Access: People with the link（アクセス権：リンクを知っている人）」または「Access: People in this folder（アクセス権：このフォルダ内の人）」のどちらかを選択しましょう。

Box Integration Plugin - Shared Link4

そうすると共有リンクが作成されるので、コピペして顧客に伝えるだけでファイルの共有が完了します。

これなら、ファイルをメールに添付する必要がないので、ボクみたいな添付忘れの心配もありません( ´∀｀ )

Boxの有料アカウントを利用している場合は、共有リンクを作るときに有効期限やパスワードも設定できます。

例えば「7日間のみ有効」と設定すれば、期限後はアクセスできなくなります。パスワードを設定すれば、第三者に見られる心配もありません！

大容量ファイルでも問題なし。

メール添付だと送れないサイズのファイルも、共有リンクなら関係ありません。

継続的にやり取りする相手ならコラボレータ機能を使って招待すると便利

次に、コラボレータ機能も試してみました。

Box Integration Plugin - Collaborator

得意先のように頻繁にファイルをやり取りする相手には、コラボレータ機能が便利です。

コラボレータのフィールドに相手のメールアドレスを入力すれば、相手はそのフォルダを見られるようになります。

これなら、毎回リンクを送らなくていいですよね。

顧客もメールの見落としといったリスクから解放されるはずです( *´艸｀)

単発の共有なら共有リンク、継続的なやり取りならコラボレータ、という使い分けがおすすめだよ！

 

どちらにしてもファイル共有が少しラクになりそうです！

あらゆる業種で活躍！Box連携プラグインのユースケース

これって、製造業だけじゃなくてほかの業種でも応用できますよね？

 

もちろん！いくつかユースケースを紹介するね

建設業：施工図面を顧客に共有

現場管理アプリに図面や報告書を紐づけ

・kintone上で共有リンクを発行
・大容量の図面もスムーズに共有
・有効期限を設定して安全に共有

図面のような大きなファイルも、リンク1つで送れるのは便利だよね。

不動産業：物件資料を顧客に共有

物件管理アプリに間取り図や契約書を紐づけ

・顧客対応中にその場で共有リンクを発行
・共有リンクでスピーディーに情報提供
・パスワード設定で契約書も安全に共有

お客さまとの商談中に、サッと資料を共有できるのは助かるよね。

広告・制作業：デザイン案を顧客に共有

案件管理アプリにデザインデータを紐づけ

・kintone上で共有リンクを発行
・顧客はリンクをクリックするだけで確認できる
・大容量のデザインデータも問題なし

デザイン案の共有も、メールに添付するより楽だね。

医療・介護：診療記録を安全に共有

患者管理アプリに診療記録を紐づけ

・有効期限とパスワードを設定して共有
・必要な期間だけアクセス可能
・セキュリティも安心

医療情報のような機密データも、期限付きで共有できるから安全だよね。

どの業種でも活用できますね！

ID数無制限で使える！Box連携プラグインの料金体系

ジョーさんのおかげで、ボクのファイル共有の悩みは解決しました。

でも、気になるのは料金ですよね。

まずは、Box連携プラグインのポイントをまとめておきます。

Box連携プラグインのポイント

・kintoneの画面上でBoxの共有リンクを発行できる
・大容量ファイルでもサイズを気にせず共有できる
・有効期限やパスワードを設定でき、セキュリティも安心
・コラボレータ機能で継続的にやり取りする相手への共有も簡単
・製造業だけでなく、建設・不動産・制作・医療など幅広い業種で活用可能

 

それで、料金のほうは……？

 

Box連携プラグインは、初期費用20万円+年額12万円/ドメインだよ

 

年額制なんですね。ユーザーが増えたら料金も上がるんですか？

 

なんと、ID数による金額の変動はないから、何人で使っても料金は変わらないよ！

 

え！本当ですか！？

 

だから、組織が大きくなってユーザー数が増えても、追加料金はかからないんだ。

バージョンアップも無料だから、kintoneやBoxの仕様変更にも継続対応してもらえるよ

 

それはとても魅力的です！

購入後のサポートもあるんですか？

 

もちろん。困ったことがあれば相談できるから、安心して使えるよ。

まずは無料体験版で試してみるといいよ！

Box連携プラグインで顧客へのファイル共有をスムーズにしよう！

kintoneの添付ファイルは社外の顧客に共有できない、だからメールで送っている。

そんな状況を変えたい人は、ぜひBox連携プラグインを試してみてください。

kintoneの画面上でBoxの共有リンクを発行できるので、ファイルを添付する手間がなくなります。

継続的にやり取りする相手なら、コラボレータ機能で招待しておけば毎回リンクを送る必要もありません。

まずは体験版で、実際の業務でどれだけ便利になるか試してみてください。

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