受注が増えていくのに、工程管理を回せるのはまだ自分だけ――機械加工の試作品工場に迫る限界

こんにちは、ジムリンです(^-^)
今回は、ジョーさんと一緒に商談の録画を見せてもらったときのお話です。

お相手は、機械加工の試作品工場で日程計画を担当している方で、テーマは工程管理の「属人化」でした。
ボクは正直、属人化と聞いても「教え方の問題なのかな」ぐらいにしか思っていなかったんですが、動画を見ていくとそんな単純な話ではないことがわかってきました。

休み明けの工程管理表を開くと、いつも同じ「山盛り」が待っている

動画の中で、担当者さんは今後扱う試作案件がさらに増えていく見込みだと話していました。
それを聞きながら、ボクは少し気になることがありました。

担当者さんは、「休み明けに作業量が振り分けられていない、山盛りみたいなのはよくあります」と話していました。

みんなで分担すればいいんじゃないでしょうか？

本当にそうかな？

実は、日程計画を作成できるのは、実質1名の担当者だけでした。
部下のリーダーもいるのですが、日程計画は今のところ任せていないとのことです。
しかも担当者さんは、これまでも自分なりに運用を工夫しながら、日程管理のやり方を少しずつ改善してきたといいます。

それでも、この壁だけは越えられずにいたそうです。

ただ手が足りないだけじゃなくて、「その人にしかできない」状態になっているのかもしれません。
そう考えると、ボクの「みんなで分担すればいい」という思いつきは、少し的外れだったのかもと感じ始めました。

その正体は、「判断基準がどこにも書かれていない」という構造だった

動画を見ながら、ボクの中で1つの考えがはっきりしてきました。
これは属人化という言葉で片づけていい話じゃないんだ、と。

日程計画が特定の人にしかできない本当の理由は、判断基準がどこにも書かれていないという構造そのものにあったんです。

なぜ、生産計画の判断基準は言語化できないのか

でも、なぜその判断基準は書き起こせないんだろう、と。
ボクにはまだピンときていませんでした。

担当者さんは、「各工程をちゃんと区切りながら必要な要員とか設備を見て当てはめるという作業がまだできていない」と話していました。
あわせて、属人化・自分の作業への依存・他部署との情報共有のしづらさという3点が、ずっと課題として意識されてきたそうです。
部下のリーダーに少しずつ仕事を任せようとしたこともあったそうですが、判断の部分だけはうまく引き継げなかったといいます。

マニュアルを作れば解決するんじゃないですか？

マニュアルに書けることと、書けないことがあるんだよ

実は、試作品は案件ごとに内容や工数が異なる一品一様です。
案件ごとに優先順位や工数の判断基準が変わるため、手順書のような固定の形には落とし込めません。

属人化の正体は、教えたがらないからでも、部下のやる気の問題でもなく、判断基準そのものが言語化されていないことだったんですね。

判断が1人に閉じているせいで、しわ寄せがあちこちに出ていた

判断が1人に閉じているという構造は、日程計画以外の場面にも影を落としていました。

他部門から新規案件の打診があったときも、担当者さんの感覚だけで受注可否を判断しているといいます。
キャパを超えていると判断すれば外注に回すことになり、コストが増えてしまいます。
しかも、今後受注そのものが増えていく見込みなら、この判断の機会も比例して増えていくはずです。

Excelを見れば、他の人でも空き状況がわかるんじゃないですか？

そのExcel、いつの情報だと思う？

あ、そうか…。

実はExcelは作成時点の「予定」であり、リアルタイムの実態とはズレています。
だから他部門は、Excelを見るのではなく本人に直接聞きに行くしかないんです。

感覚で答えているように見えて、実際には情報が1人に閉じているという構造の話だったんですね。

受注が増える前に、工程管理の判断が1人に閉じたままでいいのか

今回の商談を通じて、ボクは1つのことに気づきました。
属人化の根っこは、教え方や部下のやる気の問題ではなく、判断基準が言語化されていない構造にあったんです。

もし、これまで自分なりに工夫を重ねてきたのに、日程計画がまだ特定の人に集中している感覚があるなら、それはあなたやまわりの人の努力が足りないからではないかもしれません。

今後受注が増えていく見込みがあるなら、この構造はなおさら壁になっていくかもしれません。
判断の材料や経緯をその人だけに閉じずに、みんなで見ながら考えられる仕組みがあれば、属人化した工程管理も少しずつチームで担えるようになっていくかもしれません。

そうした試作品工場の工程管理に寄り添うツールとして、GROW工程管理という選択肢もあります。
自社の場合はどう変わりそうか気になった方は、GROW工程管理の個別相談会で話を聞いてみるのも一つの方法です。

GROW process management

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