kintoneの添付ファイルをダウンロードせずに確認したい！プレビュー表示ができるBox連携プラグインを紹介

こんにちは、ジムリンです！

製造業の総務に転職して半年が経ちました。

最近はkintoneまわりの業務も任されるようになり、毎日奮闘しています。

うちの会社では、案件管理アプリで添付ファイル機能を活用しているんですが、ファイルの確認でちょっと困っていることがあって……。

今回は「ダウンロードしないと中身が見られない」という悩みと、その解決方法をご紹介します！

kintoneの添付ファイルは、ダウンロードしないと中身が確認できなくて不便！

ボクは今、kintoneの案件管理アプリに、見積書や資料を添付して管理しています。

便利なんですが、ファイルを確認するたびにちょっとした不便を感じていて……。

添付したPDFやExcelの中身を確認したいとき、ダウンロードしないと見られない

ある日のことです。

品質管理の山本さんから「ジムリンさん、この検査報告書の内容確認してくれない？」と頼まれました。

「わかりました！」と返事をして、ボクはkintoneの案件レコードを開きました。

添付されている検査報告書（PDF）を確認しようとしたのですが……kintoneでは画像以外はプレビュー表示できないんですよね。

仕方なくダウンロードボタンをクリックして、ファイルを開いて確認しました。

 

ちょっと確認したいだけなのに、いちいちダウンロードするのは面倒だな……。

 

内容をサッと見たいだけなのに、毎回この手順を踏まないといけないのがもどかしいですね。

複数のファイルを確認するとき、1つずつダウンロードが必要で時間がかかる

別の日には、工場長から「ジムリンさん、この案件の資料、全部確認したいんだけど」と声をかけられました。

「はい、お見せします」と答えて、レコードを開くと、検査報告書、仕様書、図面など複数のファイルが添付されていました。

1つ目をダウンロード→開く→確認
2つ目をダウンロード→開く→確認
3つ目をダウンロード→開く……。

 

お察しのとおりです。

1つずつダウンロードするから時間がかかるなあ……。

 

待ち時間がもったいないし、ダウンロードしたファイルがPCにどんどん溜まっていくのも気になります。

ボク、こまめにファイルを整理するタイプじゃないので、ダウンロードフォルダがすごいことになっています(*_*)

 

なんとかならへんかな、これ。

Box連携プラグインなら、kintone上でファイルをプレビュー表示できる！

やあ、ジムリン。

何か困っているみたいだね。

 

ジョーさん！

kintoneの添付ファイルって、ダウンロードしないと中身が見られなくて不便なんですよ。

ダウンロードせずにファイルの中身を確認できる方法はないですか？

 

ピンポイントな悩みだね。

でもそれ解決できるかも。

Box連携プラグインはどう？

 

Box連携プラグイン？

 

無料で使えるクラウドストレージサービスのBoxとkintoneを連携するプラグインだよ。

Boxにアップロードしたファイルをkintoneの画面でプレビュー表示できるんだ

 

ということは、kintone上でファイルの中身を見られるってことですか？

 

PDF、Excel、Word、PowerPointなど、ダウンロードせずにkintone画面で中身を確認できるよ

 

なんと！すぐに使ってみたいです！

Box連携プラグインを使ってみた【製造業の場合】

ジョーさんのレクチャーを受けて、ボクは実際にBox連携プラグインを使ってみることにしました。

ここからは、実際にどう設定して、どう変わったのかをご紹介します！

レコード詳細画面でファイルをクリックすると、その場でプレビュー表示されるようになった

まずは、山本さんが困っていた「ダウンロードの手間」を解決しました。

PDFをクリックすると、その場で内容が表示されます。

Box連携プラグイン-プレビュー表示

 

山本さん「おお！kintoneから直接見られるんですね。
もうダウンロードしなくていいんだ」

 

はい！ちょっと確認したいときも、サッと見られるようになりました。

拡大縮小もできるので、小さい文字も見られますよ。

プレビュー画面で矢印を押すだけで、次々とファイルを切り替えられる

次に、工場長が困っていた「複数ファイル確認の手間」も解決しました。

画像右側に表示されている「＜」マークをクリックすると、次のファイルが見られます。

 

Box Integration Plugin - Preview Display2

 

切り替えもスムーズで、待ち時間がありません。

工場長「これは便利！ダウンロードの待ち時間がないから、確認が早いね。」

 

はい！複数のファイルを確認するときも、時間がかからなくなりました。

あらゆる業種で活躍！Box連携プラグインのユースケース

設定を終えて、ボクはふと思いました。

「これって、製造業だけじゃなくてほかの業種でも応用できますよね？」

「もちろん！いくつかユースケースを紹介するね」とジョーさん。

建設業：施工図面や報告書をその場で確認

現場管理アプリに図面や報告書を紐づけ

・ダウンロードせずにプレビュー表示
・現場でもスマホやタブレットからスムーズに確認
・大きなファイルも待ち時間なしで確認できる

 

図面のような大きなファイルも、ダウンロード不要で確認できるのは便利だよね。

不動産業：物件資料を顧客対応中にサッと確認

物件管理アプリに間取り図や契約書を紐づけ

・顧客対応中にその場でプレビュー表示
・お客様をお待たせせずに情報提供
・ダウンロードの手間なくスピーディーに対応

 

お客様との商談中に、資料をサッと見せられるのは助かるよね。

広告・制作業：デザイン案を素早く確認

案件管理アプリにデザインデータを紐づけ

・プレビュー表示で素早く内容確認
・複数のデザイン案を次々と比較
・ダウンロード不要で効率アップ

 

複数のデザイン案を比較するときも、プレビューで次々見られるから便利だね。

医療・介護：診療記録を安全に確認

患者管理アプリに診療記録を紐づけ

・プレビュー表示で必要な情報を確認
・ファイルをダウンロードしないからセキュリティも安心
・情報漏洩のリスクを減らせる

 

ファイルをダウンロードしないから、情報漏洩のリスクも減らせるよね。

 

なるほど！どの業種でも便利に使えますね。

ユーザー数が増えても追加料金なし！Box連携プラグインの魅力

ジョーさんのおかげで、ボクのファイル確認の悩みは解決しました。

でも、気になるのは料金ですよね。ここで、Box連携プラグインのポイントをまとめておきますね。

▼Box連携プラグインのポイント

・Box連携プラグインなら、PDF、Excel、Word、PowerPointなどをプレビュー表示できる
・kintoneの画面からファイルの中身を確認できるので、ファイルのダウンロードが不要になる
・複数のファイルも次々と中身を確認でき、作業効率がアップ
・製造業だけでなく、建設・不動産・制作・医療など幅広い業種で活用可能

 

ところで、気になる料金なんですが……。

 

初期費用20万円と、年額12万円/ドメインだよ。

 

ユーザーの数で料金変わります？

うちはえーっと何人だっけ……。

 

いや、何人で使っても同じ料金だよ。

定額制なんだ。

 

助かるー！

今後IDが増える見込みがあるので、定額制だと見通しを持ちやすいです。

 

まずは無料体験版で試してみて！

Box連携プラグインでkintoneからファイルの中身をチェックできるようにしよう！

kintoneの添付ファイルは、ダウンロードしないと中身が見られなくて不便……。

ちょっと確認したいだけなのに、手間がかかる……。

そんな悩みを抱えている人は、ぜひBox連携プラグインを試してみてください。

kintoneの添付ファイルをダウンロードしなくても、プレビュー表示で中身を確認できるようになります。

添付ファイルの容量問題やファイルの管理問題も解消できちゃうのでおすすめです！

まずは体験版で、実際の業務でどれだけ便利になるか試してみてください。

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